1. Stabilește bine obiectivele.

Înainte de a începe o activitate sau un proiect, trebuie să te gândești în primul rând unde vrei să ajungi. Un obiectiv trebuie să fie clar definit și posibil de atins. Astfel, ai o singură direcție pe care te deplasezi, iar acest lucru te ajută în planificarea timpului necesar pentru a ajunge la destinație.

2. Fă-ți curaj să începi.

De cele mai multe ori e ușor să finalizezi o sarcină. Este mai greu să o începi. Frica, plictiseala sau complexitatea task-urilor, pot să te demotiveze în ceea ce faci, dar trebuie să aplici regula celor 10 minute: ”Începe task-ul și lucrează la el 10 minute. Astfel o să vezi că poți să duci sarcina până la capăt”.

3. Organizează zilnic lista cu ce trebuie să faci

Dacă nu știi ce ai de făcut, atunci planificarea timpului nu mai are rost. Extrage în fiecare seara task-urile pe care vrei să le faci a doua zi. Astfel vei fi mult mai organizat, iar timpul disponibil va putea fi utilizat eficient. Încearcă să denumești task-urile cu titluri scurte dar reprezentative. De exemplu timpul consumat pentru scrierea acestui articol pe blog va fi evidențiat în ”ToDo List” ca: „Articol blog: Time Management” .

4. Prioritizează task-urile

Este important să stabilești tipul task-urilor pe care ți le-ai propus. Există task-uri importante sau mai puțin importante, urgente sau vitale, cu durată lungă sau scurtă etc. Combinând și atribuind taskurilor aceste caracteristici, vei obține informații pe baza cărora vei putea stabili ordinea în care vei executa ce ți-ai propus. Prioritizarea task-urilor nu durează mai mult de 10 minute, și poate fi făcută cu o seară înainte, sau dimineața la cafea, la birou, sau chiar în metrou. Nu uita: Planifică prioritizarea, nu prioritiza ce ai planificat.

5. Ocupă-te de lucrurile importante când ești cel mai eficient

Este bine știut faptul că lucrăm cel mai eficient când suntem odihniți, de aceea recomand ca cele mai importante sarcini pe care le ai de făcut, sa le faci dimineața, în prima jumătate a zilei. Aplicând această metodă, nu numai vei reduce timpul consumat pentru efectuarea sarcinii, dar vei mări calitatea și eficiența cu care lucrezi.

6. Concentrează-te la ce faci

Take your time atunci când e vorba de calitate. Odată ce ai început să lucrezi la un task, concentrează-te asupra lui. Înlătură totul ce te poate distrage: telefon mobil, televizor, messenger, pagina de youtube etc. Dacă te apuci sa faci un task, termină-l. Nu te lăsa sedus de altceva. Nu te apuca de alt task. Nu vrei să ajungi să ai 10 taskuri pe care le-ai început, și niciunul terminat.

7. Deleagă sarcinile

Gândește-te că timpul pe care îl consumi pentru a îndeplini o sarcină -> Costă. O lună are în medie 21 de zile lucrătoare, adică 30240 de minute. La un salariu de 2000 euro/lună, înseamnă că un minut costă 0,06 euro. Merită să pierzi acest minut pentru a lucra la sarcina respectivă? Există altcineva care ar putea îndeplini sarcina? Poate că minutul lui (pe care oricum îl pierde nefăcând nimic) costă mai ieftin. Poate poți să investești minutele tale în task-uri mai importante. Poți să delegi?

8. Nu uita să faci pauze când ai nevoie

Chiar dacă e un sfat ușor de urmat, acesta este unul cu o importanță deosebită. Dacă crezi că ai nevoie de o pauză, fă-o. Nu uita că ești în primul rând om. Nu trebuie însă exagerat cu pauzele. Pauza de țigara de 10 minute la fiecare 15, este ineficientă. În același timp, nu irosi pauzele. Fă o pauză cu un coleg de serviciu care te poate ajuta în îndeplinirea task-urilor. Învață din experiența lui. Discută ideile pe care le ai într-o atmosferă mai puțin ”formală”.

9. Folosește instrumente de Time Management

Este foarte important sa înregistrezi activitățile tale. Asta ajută nu numai pentru planificarea timpului ci și pentru evaluarea lui. O să fii surprins cât timp îl pierzi pentru activități care nu îți aduc nimic. Folosește o agendă în care să notezi ce faci în fiecare jumătate de oră. Completeaz-o frecvent. Nu lăsa completarea pentru sfârșitul zilei. S-ar putea ca memoria să te dea de gol.

10. Evaluează timpul

Înregistrarea activităților pentru care îți ”cheltui” timpul, trebuie urmată de o perioadă de evaluare. Studiază timpul în care ai făcut anumite activități și încearcă să vezi dacă acestea nu puteau fi făcute mai rapid. Fiecare minut contează în Time Management, și dacă îl pierzi, ești ineficient.

11. Stabilește din timp durata task-urilor

Pentru o bună planificare a timpului, trebuie să știi cât trebuie să aloci pentru fiecare sarcină. La început s-ar putea să fie mai greu, dar dacă vei reuși, vei putea foarte ușor să planifici timpul, și vei lucra cu eficiență maximă.

12. Nu pierde timpul așteptând

Nu fă această greșeală. Fie că ești în stația de metrou, aștepți la coadă la medic sau pur și simplu aștepți pe cineva la o întâlnire -> nu pierde timpul... Citește o carte, un raport, planifică ce vei spune la următoarea ședință, schițează niște idei (O să rămâi surprins să vezi că cele mai bune idei apar în astfel de situații).

13. Fii organizat

Organizarea activității va reduce mult din timpul pierdut ”în zadar”. Organizează-ți documentele la birou în dosare. Organizează-ți fișierele de pe calculator, în funcție de proiectele la care lucrezi. Organizează-ți mail-urile în diverse dosare folosind filtrele. Nu lăsa nici un mail ”neprocesat”. Dacă ești rugat în mail să faci o sarcină, pune-o imediat în ”ToDo List”.

14. Învață să spui ”NU”

NU accepta să faci sarcinile care nu le poți face, sau care pur și simplu nu trebuie să le faci tu. De obicei, astfel de task-uri îți consumă timp și nu dau nici un rezultat profitabil pentru tine.

15. Dormi bine, Mănâncă sănătos și fă Sport

Nu uita că în spatele unei activități ești tu - un OM. Ești pus în situația de a consuma 50% din timpul tău, pentru a te alimenta. Dormi bine, ca să poți avea mintea odihnită și gata de o nouă zi - (productivă) de muncă. Mănâncă sănătos, ca să se simtă bine organismul tău. Fă sport, ca să poți să consumi energia negativă acumulată de corpul tău.

Sper că ți-au fost de folos aceste sfaturi și vei putea folosi timpul cât mai eficient. Dacă ți-a plăcut acest articol, sau crezi că poți să adaugi alte sfaturi pentru cititori, te rog să lași un comentariu.

Multumesc.